「総務部に毎月残業している人がいる、効率化しなければ…。」と悩んでいませんか？
しかし総務部の業務は範囲が広く、どこから改善すればよいのかわからないですよね。
そこで今回は最初に導入しておきたい！総務部の効率化につながるツールを紹介します。
タイムカードから転記不要「勤怠管理ツール」
総務部は従業員それぞれの勤務した時間を正確に把握しなければいけません。
- 出勤・退勤時間
- 欠勤・遅刻の状況
- 時間外労働・休日出勤
- 休日取得の有無
勤怠情報によって給与・残業代を計算するため、少しでもズレが生じると不信感につながります。
しかし、1人1人の労働時間をタイムカードから表計算ソフトに転記するのは手間ですし、ミスも発生しやすい状況。
そこで便利なのが「勤怠管理ツール」です。
PCやスマホ・社員証から打刻するため、リアルタイムで集計・分析。
総務部が月末の確認作業に追われることはないでしょう。
給与システムと連携すれば給与計算ミスも防げます。
アラート機能を設定すれば、労働過多になっている従業員にも通知可能です。
クラウド型なら、テレワークや営業の多い従業員がいる場合でも簡単に勤怠管理が行なえます。
企業によく選ばれているのはこちら。
- キングオブタイム（KING OF TIME）
- ジョブカン
変形労働・フレックス・裁量労働など勤務形態に対応しているものもあります。
勤怠データを効率的に給与に反映するため、「勤怠管理ツール」を導入してみてはいかがでしょうか。
「聞いてない」を減らす「ビジネスチャットツール」
総務部は会社全体や社外とのコミュニケーションでも重要な役割を持ちます。
例えば営業部門と生産部門の打ち合わせ日程を調整したり、組織目標を全社員に通達したりといった業務は多く発生するでしょう。
しかし、メールや社内報・掲示板・口頭で連絡をしていては周知が遅れることも…。
リモートワークの従業員が増えると、「読んでいない」「聞いていない」といった見落としも頻発してしまいます。
従業員からの問い合わせで業務が中断し、残業になってしまうケースも少なからずあるでしょう。
コミュニケーションの効率化を図るためには「ビジネスチャットツール」が向いています。
メリットは、会話形式で連絡できるのでスムーズ、電話と違ってログが残るという点。
スケジュール調整やタスクの管理・進捗報告もチャットでサッと済ませられます。
社外の関係者も同じチャットルームに参加してもらえば、緊急の要件も迅速に伝えられます。
メールやファイル共有・ビデオ会議ツールなどの機能も持つため、報・連・相がより上手くいくでしょう。
有名なビジネスチャットツールはこちら。
- スラック（Slack）
- チャットワーク（ChatWork）
- ラインワークス（LINE WORKS）
同じビジネスチャットツールでも、それぞれ特徴が異なります。
例えばスラックはエンジニアに人気で、チャットワークは社外とのやり取りが多い企業向け。
ラインワークスは現場や出先などPCが使えない状況での利用に選ばれています。
「ビジネスチャットツール」を使えば、コミュニケーションをより素早く・正確に行えます。
スマホ撮影で入力完了「名刺管理ツール」
総務部には取引先や関係者の名刺が集まります。
紙の名刺を管理している場合、氏名・会社名・部署名・担当者名などをデータベースに手入力する手間が発生しますよね。
紙ベースでの運用が前提になっているため、総務部は入力や分類のために出社しなければならず、業務効率が悪化しています。
しかし「名刺管理ツール」を使えば、スマホで名刺を撮影するだけでテキストデータ化。
スマホでも確認できるようになるため、訪問先を地図で確認したいときや、出先で「あの人と連絡したい」という場合でも会社に連絡して確認する無駄がなくなります。
わざわざ総務部を通さずとも、従業員それぞれがお名前や会社名で検索するという流れに変えられるのです。
顧客管理システムや営業支援システムと連携すれば、契約内容や進捗もひと目で確認可能。
また、取引先の会社住所や部署が変わったときも重複せず、最新情報にアップデートする機能がついていることも。
比較する際は名刺情報の取り込み精度や情報セキュリティを確認しましょう。
「名刺管理ツール」の有名どころはこちら。
- サンサン（Sansan）
- エイトチーム（Eight Team）
- ナレッジスイート（Knowledge Suite）
「名刺管理ツール」で従業員が受け取った名刺を集約・管理できれば、総務部の負担が軽くなるはずです。
まとめ
今回は総務部の効率化につながるツールを紹介しました。
- タイムカードから転記不要「勤怠管理ツール」
- 「聞いてない」を減らす「ビジネスチャットツール」
- スマホ撮影で入力完了「名刺管理ツール」
総務部の仕事は多岐にわたり、何から改善すればよいか分かりづらいですよね。
まずは今回紹介したツールを検討してみてください。
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