「バックオフィス業務の効率化を図りたい」
そう考えている企業はたくさんあるでしょう。
バックオフィス業務を効率化することができれば、その分メインとなる業務に時間を割くことができますし、人材の配置なども最適化できますよね。
ただ、
「どうすればバックオフィス業務を効率化できるかわからない」
という悩みを抱えている担当者、あるいは経営者の方も意外とたくさんいます。
そのような方は、「ジョブカン」シリーズのソフトを使ってみると良いでしょう。
この記事では、ジョブカンが提供する8つのサービスの特徴と、便利機能について詳しく解説していきます。
・ジョブカンとは一体何？
ジョブカンは、企業のバックオフィス業務を効率化できるクラウド型のサービスのことです。
立ち上げ初期の会社から大手企業まで幅広く人気を集め、サービス開始から10年で、何と9万社以上がジョブカンを導入しているのです。
そんなジョブカンというサービスはシリーズ化されていて、全部で8つのサービスが存在しています。
では、それぞれのサービスの特徴と、代表的な便利機能について詳しく見ていきましょう。
・ジョブカン勤怠管理では何ができる？
ジョブカン勤怠管理というのは、様々な勤務形態に対応した勤怠管理ソフトです。
このソフトを活用することで、従業員の勤怠状況や残業時間などを正確に把握できるようになり、人為的な打刻ミスなども減らせるため、業務効率化に繋げられます。
では、そんなジョブカン勤怠管理の代表的な便利機能とは一体どれなのでしょうか。
・・出勤管理
まずは出勤管理です。
ジョブカン勤怠管理では、
・ICカード打刻
・指静脈打刻
・パソコン打刻
・LINE打刻
など、様々な方法に対応しているため、打刻の手間や管理の手間を省きながら、正確に出退勤状況を確認できるのです。
・・シフトの管理
ジョブカン勤怠管理では、シフトの作成も行うことができます。
勤務希望日についてもスマホから送信してもらうことができますので、管理者だけではなく、従業員の負担も減らすことができるのです。
・・休暇管理
ジョブカン勤怠管理を活用することで、従業員の休暇管理が簡単になります。
従業員はスマホから休暇希望申請を出すことができ、管理者はワンクリックで「承認」「非承認」の設定が可能になるのです。
・ジョブカンワークフローでは何ができる？
近年、様々な企業で問題視されているのは、申請書の承認業務です。
リモートワークが主流になりつつある現代においては、部下と上司が別々の場所で仕事をしていることも多く、申請書の提出から承認までがスムーズに行えないという課題を抱えている企業がたくさんあるのです。
このような悩みを解決できるのが、ジョブカンワークフローです。
では、ジョブカンワークフローの代表的な便利機能について、詳しく見ていきましょう。
・・申請書の作成
ジョブカンワークフローでは、
・交通費精算申請書
・出張費精算申請書
・稟議書
などが簡単に作成できます。
各書類のテンプレートも用意されていますので、知識がない新入社員でも簡単に書類を作成できるのです。
・・記入漏れやミスの防止
従業員の中には、
「この申請書は誰に承認を貰えばいいんだろう？」
という悩みを抱えている方も多くいます。
ジョブカンワークフローを活用することで、システムが自動で承認経路を判断してくれますので、申請書の提出先のミスを未然に防止できるのです。
・ジョブカン給与計算では何ができる？
ジョブカン給与計算では、
・給与計算
・明細発行
・帳簿作成
などを行うことができます。
これにより、従業員の給料計算ミスを防ぎ、給料計算業務における効率も向上させやすくなるのです。
では、ジョブカン給与計算で行える作業や使える機能について、もう少し詳しく見ていきましょう。
・・給与計算
ジョブカン給与計算では、給与や賞与の計算が気軽に行えます。
また、所得税や社保の両立なども最新の法令に対応していますので、正しい金額を算出することができるのです。
・・帳簿自動出力
入力した情報を基に、様々な帳簿を作成することができます。
そのため、
・税務署に提出する書類
・年金事務所に提出する書類
の作成業務の効率も向上させられるでしょう。
・・web明細の発行と年末調整
ジョブカン給与計算では、web明細を発行することができます。
そのため、ペーパーレス企業を構築していくことができますし、明細書作成の手間を省くことも可能になるのです。
また、年末調整もペーパーレスで行えますので、無駄なコストを徹底的に抑えたいという企業には最適と言えるでしょう。
・ジョブカン労務管理では何ができる？
従業員を多く抱えている企業の中には、労務管理に課題を感じている所もあります。
このような課題、悩みを解決できるのが、ジョブカン労務管理です。
では、ジョブカン労務管理で行える業務や、便利機能について詳しく見ていきましょう。
・・従業員の情報管理
ジョブカン労務管理を活用することで、従業員の情報を一元管理することができます。
また、昇進や異動などに応じて情報を更新できるため、常に従業員の情報を正しく整理しておくことができるのです。
・・帳簿自動作成
各従業員にマイページを発行して、従業員それぞれに個人情報の入力を行ってもらうこともできます。
これにより、各種手続きに必要な従業員の情報を簡単に集めることができますし、入力ミスなども減らすこともできるのです。
・ジョブカン経費精算では何ができる？
経費精算業務に疲弊してしまっているのは担当者だけではありません。
従業員も、
「もっと簡単に経費精算を行いたい」
そう感じているはずです。
経費精算業務の効率化に問題を抱えているのであれば、ジョブカン経費精算がおすすめです。
では、ジョブカン経費精算で行える作業と、便利機能について詳しく見ていきましょう。
・・交通費精算の効率化
ジョブカン経費精算では、乗換案内アプリジョルダンと提携していますので、正しい金額を算出することができます。
また、各種ICカードと連携することができますので、交通費精算の効率化を図ることができるのです。
・・仕訳データの自動作成
IＣカードに記載されたデータを基に、仕訳データを作成することも可能です。
また、この仕訳はAIが自動で行ってくれますので、経理担当者の負担を軽減することができるのです。
・ジョブカン採用管理では何ができる？
採用業務の効率を高めたいと考えている企業には、ジョブカン採用管理がおすすめです。
このソフトを活用することで、応募者の獲得から採用決定までをスムーズに行いやすくなります。
では、ジョブカン採用管理でできる作業と、便利な機能について詳しく見ていきましょう。
・・採用サイトの作成
ジョブカン採用管理では、簡単に自社サイトを作成することができます。
ジョブカン採用管理で作成した採用サイトは、
・インディード
・Google仕事検索
・求人情報on Facebook
に掲載されますので、効率的に応募者を集めることができるのです。
・・候補者管理
ジョブカン採用管理では、応募者一人一人の情報を一元管理することができ、採用ステータスなども管理できるため、採用担当者の負担を減らしたり、採用担当者間の認識の相違を防いだりすることができるのです。
・・効果分析
採用活動には少なからずコストがかかります。
どの企業も、
「できるだけコストを抑えて優秀な人材を集めたい」
そう考えているでしょう。
ジョブカン採用管理では、効果分析機能が搭載されていますので、採用活動の効果を分析し、施策の見直しなどを行うことができるのです。
・ジョブカンBPOでは何ができる？
ジョブカンBPOは、バックオフィス業務のアウトソーシングを依頼できるソフトです。
このソフトを活用することで、より質の高い専門家にアウトソーシングが行えますので、安心して別業務に集中できるようになるのです。
では、ジョブカンBPOを活用するメリットについて詳しく見ていきましょう。
・・バックオフィス業務のコスト削減
バックオフィス業務をアウトソーシング（外部委託）することで、自社内で行うべき作業がグッと減ります。
これにより、ビジネスに直結するコアな業務に集中できるようになるため、業績の向上に繋がります。
・・リモートワークの推進
ジョブカンBPOを活用することで、企業にとって最適な業務プロセスの提案を受けることができます。
これにより、
・ペーパーレス化
・リモートワークの推進
が行えるようになるのです。
・ジョブカンAppsでは何ができる？
ジョブカンAppsというのは、ジョブカンが提供するアプリが使い放題になるサービスのことです。
では、ジョブカンAppsを導入するメリットとは一体何なのでしょうか。
・・バックオフィス業務の効率化
表計算ソフトなどを活用して、バックオフィス業務を行っている企業はたくさんあるでしょう。
ただ、表計算ソフトには、
・複数人で同時に編集ができない
・最新のシートの場所がわからない
などのデメリット生じることもあります。
ジョブカンAppsを活用することで、クラウド上でデータを一元管理できるため、複数人での同時作業や、情報共有がより簡単になるのです。
・・アプリの作成
ジョブカンAppsでは、業務効率化に繋がる様々なアプリを開発しています。
また、これらのアプリは自社に合わせて自由にカスタマイズすることができるため、バックオフィスの効率を向上させやすくなるのです。
・まとめ
バックオフィス業務の効率化を図りたいと考えている担当者の方、経営者の方は、是非ジョブカンシリーズの導入を検討してみてください。
ジョブカンシリーズのソフトを導入することによって、企業活動において切っても切れない存在のバックオフィス業務を効率化ができ、担当者の負担を軽減することが可能になります。
全てのソフトを同時に導入するのは難しいと思いますので、まずは最も気になるソフトをいくつかピックアップして試してみると良いでしょう。