データ入力のせいで、「社員の負担が大きい」「残業代がかさむ」とお困りではありませんか？
そのような課題を解決するのが、「データ入力代行」です。
データ入力を外注することによって、業務効率が上がり、経費削減にもつながります。
今回はデータ入力を外注する4つのメリットを具体的に紹介します。
メリット1.コア業務に集中できる
データ入力は書類・資料を確認しながら作業するため、タイピングが早い人でも時間を要します。
社員にデータ入力を任せていると「コア業務」まで手が回らなくなり、利益の低下につながる可能性もあります。
「コア業務」とは、営業活動・マーケティング・サービス開発など利益に直結する業務です。
一方、業務自体で利益を生まないものの、コア業務遂行のサポートをする業務は「ノンコア業務」と呼ばれます。
営業リスト作成や資料作成といった「ノンコア業務」は定型的なケースが多いので、アウトソーシングが可能。
データ入力を外注すれば、本来取り組むべき業務に時間を割けます。
会社の利益をより追求できる方法のひとつが、入力代行の利用なのです。
メリット2.コスト削減ができる
「データ入力を外注すると、費用がかさむのでは？」と思うかもしれません。
確かに多少コストはかかりますが、社員や派遣・パートに対応してもらうよりはコストを削減できるケースが多いのです。
入力代行の費用相場を見てみましょう。
| 業務内容 | 費用相場 |
| 文字入力 | 0.5円（1文字あたり） |
| 名刺入力 | 20円（1枚あたり） |
| アンケートのデータ集計 | 1円（1項目あたり） |
| データベース入力 | 30円（1レコードあたり） |
| レイアウト入力 | 500円（1ページあたり） |
| 原稿・冊子の入力 | 0.5円（1文字あたり） |
イベント・コンベンションで交換した名刺をデータ入力する作業は必須なものの、手間がかかりますよね。
そこで名刺を100枚データ入力したい場合、コストを比較してみましょう。
社員が残業してデータ入力する場合、残業代は1,500円〜2,000円（時給×1.25）ですよね。
1枚に3分、100枚完成までに5時間かかるとして、コストは7,500円〜10,000円です。
採用や見直しにかかるコストも考えると、もっと高くなるでしょう。
一方データ入力を外注した場合、名刺入力20円×100枚として、コストはたったの2,000円です。
「外注は高いから…」と不安なら、一度社員が対応する場合のコストを計算してみてください。
きっと見逃していたコストの高さに驚くはず。
データ入力の外注は大幅なコスト削減につながるのです。
メリット3.正確なデータが早く仕上がる
データ入力は担当する人によってスピードや正確性に差が出ます。
慣れない従業員がデータ入力をすると、時間がかかる上にミスが多い…なんてケースがよくあります。
半角と全角が使い分けできていなかったり、名字・名前の文字が間違っていたりすれば、最初からやり直しになることも…。
特に名刺や申込みなどの情報をデータ入力する際はミスが許されません。
お名前やメールアドレス・電話番号が間違っていれば、営業できなかったり、信頼を失ったりしますよね。
スピードと正確性を求めるなら、プロに任せたほうが無難です。
データ入力の代行業者にはデータ入力のプロが在籍しています。
大量に頼んでも、依頼から2営業日〜1週間程度と短納期で仕上げてくれることも。
また、業者によってはダブルチェック体制を導入しているため、精度の高い結果を期待できます。
ちなみにプロであるデータ入力代行業者の精度は99.5％が基準と言われています。
データ入力を自社で行うより、外注したほうが正確なデータが早く仕上がるでしょう。
メリット4.ペーパーレス化を実現できる
テレワークの普及とともに注目されているペーパーレス化。
紙の書類をデータで保存・管理することにより、業務効率が改善されます。
- 文書作成で誤字脱字・記入漏れなどがあっても一部修正で済む
- 申請書・稟議書を手回しする必要がない
- 時間・場所にとらわれず、業務を進められる
- 紙代・印刷代・印刷機器のメンテナンス費用が軽減する
- 種類ごとに分類・保管場所へ収納する手間がかからない
- キーワード検索できるので、書類を探したりページをめくったりしなくてよい
- アクセス権限や閲覧権限を設定して、不正な持出し・文書改ざんを防げる
とは言え、紙ベースからデータへいきなり移行するのは社員の負担が大きすぎるため、なかなか実施できないんですよね。
そこでおすすめなのが、入力代行です。
社員が通常の業務をしている間に、外注が紙ベースからデータ入力を進めてくれます。
外注を活用すれば、社員の負担を軽くしつつ、ペーパーレス化を実現できるはずです。
まとめ
今回はデータ入力を外注するメリットを紹介しました。
- メリット1.コア業務に集中できる
- メリット2.コスト削減ができる
- メリット3.正確なデータが早く仕上がる
- メリット4.ペーパーレス化を実現できる
紙ベースの情報をデータに入力してもらうことで、業務効率が上がり、経費削減にもつながります。