支払管理業務はお金に関わる重要な仕事。
ミスが起こると会社の信頼を失う危険性もあるので、ミスには十分注意しなければいけません。
おすすめは業務効率化ツールの導入ですが、費用や選定の手間を考えると「今はまだいいんじゃないか」という判断になりがちです。
そこで今回は支払管理業務の流れとリスクから、ツール導入の必要性を説明します。
支払管理業務の流れ
まずは支払管理業務の流れを確認しましょう。
- ステップ1.請求書を確認する
- ステップ2.支払管理票を作成する
- ステップ3.振り込みを行う
- ステップ4.消込を行う
それぞれのタイミングでどのような作業が行われるか工程表に書き起こすと、無駄が見つけやすくなります。
ステップ1.請求書を確認する
仕入先から届いた請求書の金額・支払期日などを確認します。
経理が請求書の回収や作成を行う場合もあります。
支払いのタイミングは会社によって異なり、「都度払い」「末締め翌月末支払い」「20日締め翌月末支払い」が一般的です。
請求書には支払期限や方法が記載されているため、内容をもとに支払管理票を作成します。
ステップ2.支払管理票を作成する
「支払管理票」とは、支払日などをすぐに確認できるようにした一覧表です。
以下のような情報をまとめ、請求書間違いや回収漏れを防ぎます。
- 支払完了日
- 支払日
- 会社名
- 取引区分
- 取引内容
- 支払金額
- 支払先
紙の請求書からデータに転記する場合は時間がかかり、月末など忙しい時期にはミスも起こるでしょう。
ステップ3.振り込みを行う
支払いは銀行振込が一般的です。
取引先が多く支払日が異なる場合は手間がかかり、振込ミスが発生しやすくなるのが課題です。
支払管理票と照らし合わせて、漏れや誤りが無いかをチェックします。
経理が複数人いればダブルチェックも可能ですが、1人経理の場合はすべて1人で対応しなければならず、ミスを見逃しがちです。
ステップ4.消込を行う
振り込みが完了したら消込作業に入ります。
買掛残高で支払金額・支払日・支払先と一致しているかを確認します。
あわせて出品伝票へ記帳します。
支払管理業務で発生するリスク
支払管理業務の流れをおさらいしたところで、課題が見えてきました。
効率化されていない支払管理業務では以下のようなリスクが考えられます。
- リスク1.支払漏れが発生する
- リスク2.取引停止に追い込まれる
- リスク3.振込作業で経理がストップする
- リスク4.取引で損をする
経理の負担を減らしつつ、ミスを防止するために業務効率化ツールの導入を検討しましょう。
リスク1.支払漏れが発生する
支払管理業務は取引や支払を行うたびに状況が変わるため、経理が最新情報を把握できない場合があります。
データ更新を手作業で行っていると転記ミスも発生するでしょう。
そして支払管理票に正しい情報が入力されず、支払漏れになってしまうのです。
支払漏れを防ぐには、アラート機能がついたツールが便利。
毎月繰り返される請求の期限が近づいた時に通知が届くのです。
また、銀行やクレジットカードと連携させれば自動で支払を済ませてくれるため、「金額や振り込み先を間違えた」というトラブルもなくなります。
リスク2.取引停止に追い込まれる
支払期日までに入金しない…これは取引先との信頼関係を壊す原因となります。
支払漏れ・支払遅れが何度も起こるようなら取引の縮小・停止もあり得るでしょう。
支払遅延の原因はこのようなケースが考えられます。
- 「担当者が変更になったが、引き継ぎがうまく行っていない」
- 「担当者や責任者の承認が遅れて、支払日を過ぎてしまった」
- 「膨大な請求書から1枚を探し出すのに手間取った」
業務効率化ツールを導入すれば、作業がシンプルになり、確認作業もオンラインで行なえます。
支払業務がスムーズになり、遅延を減らせるでしょう。
リスク3.振込作業で経理がストップする
経理の仕事は支払管理業務だけでなく、給与計算や決算書作成など多岐にわたります。
振り込みのたびに銀行に足を運んでいれば、その間はほかの作業ができません。
一方、クラウド型ツールを使えば、オンラインで振込から消込まで完了。
手間や時間を省略でき、経理の負担を減らしつつ、他の仕事への影響も少なくなるでしょう。
リスク4.取引で損をする
過去の仕入れ価格を確認できないと、新規取引で損をするかもしれません。
会社経営には仕入れ・人件費・設備投資など多くのコストがかかります。
適切な価格で仕入れが出来なければ経営が不安定になります。
過去の支払実績も参照しやすいツールを取り入れることで、価格交渉が捗るでしょう。
まとめ
今回は支払管理業務の流れとリスクを紹介しました。
請求書の確認から消込処理までを手動で行っている場合、ミスが起きやすいと言えます。
業務効率化ツールを導入することで、以下のようなリスクを回避できます。
- リスク1.支払漏れが発生する
- リスク2.取引停止に追い込まれる
- リスク3.振込作業で経理がストップする
- リスク4.取引で損をする
ツールによって業務改善・ミス防止につながるため、ぜひ導入を検討してみてください。
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