「業務改善を試みても、なかなか進まない…。」と悩んでいませんか？
- 問題点を洗い出そうとしても協力が得られない
- 結局どれが無駄なのかが分からない
- システム選定・導入がうまくいかない
悩んでいるのはあなただけでなく、多くの中小企業が業務改善にとまどっています。
そこで今回は自社だけで業務改善することの難しさと、その対応策を説明します。
課題1.他部署との連携が取りづらい
業務改善はひとつの部署だけでは行なえません。
例えば、ある業務が複数の部署にまたがって行われ、業務が重複しているなどのケースがあります。
会社全体の協力があってこそ、業務改善が進むのです。
しかし会社内にこのように考える人がいれば上手くいきません。
- 「バックオフィスのことはウチには関係ないでしょう。」
- 「普段の業務は自分の部署だけで完結しているので。」
- 「あそこの部署とは合わないんだよね。」
特に従業員の人数が増えれば増えるほど、抵抗が起きるでしょう。
協力が得られない場合、自社でなんとかしようとしてもなかなか進みません。
「コミュニケーションを取るように」と指示を出して改善できる問題ではないですよね。
しかしコンサルティング会社が「部署間の連携が会社全体のコスト削減・売上向上に必要だ」と説明すればどうでしょうか。
フラットな立場から「それぞれの部署が普段どのように業務を進めているか」を報告すればどうでしょうか。
これまでのわだかまりを乗り越えて、協力を引き出すことができるのではないでしょうか。
第三者が介入することでコミュニケーションが活性化し、部門を超えた業務改善が進むはずです。
課題2.”ムダ・ムリ・ムラ”が分からない
業務改善とは、”ムダ・ムリ・ムラ”を取り除き、生産性を上げることを指します。
- ムダ：道具を探すための時間など、余計な作業・動き
- ムリ：実行不可能なスケジュールなど、能力を超えた無茶な計画
- ムラ：マニュアル化されていないなど、安定しない品質
”ムダ・ムリ・ムラ”の概念は分かっていても、実際に仕事をする人間にとっては判断が難しいのが現状です。
例えば「書類の記入項目が多いが、重要でもなければ必要でもない」というケース。
従業員は「めんどくさいな」と感じていても、「従来のやり方だし」「書かされるってことは必要なんでしょう」と思っているかもしれません。
何が”ムダ・ムリ・ムラ”なのか、気づけないんですね。
そこで専門的かつ客観的な目線が必要なのです。
コンサルティング会社が”ムダ・ムリ・ムラ”を整理することで、自社では気づけなかった問題を明確にできるでしょう。
課題3.どのツールが良いのか選べない
「業務改善の一環としてツールを導入すべきだ」と社長から言われて、ツール選定を任せられた方はいませんか？
とりあえずネットで調べてみても、種類がありすぎて何を選べばよいか分からないですよね。
例えば「クラウド会計ソフト」を探してみると、このような名前が挙がります。
- マネーフォワード クラウド会計
- freee
- 弥生会計オンライン
- 勘定奉行クラウド
- ジョブカン会計
- PCAクラウド
価格や機能の比較をしたくても、通常業務をこなしながらではなかなか進まないでしょう。
良さそうなものをなんとかピックアップしても、バックオフィスから「欲しい機能が揃ってない」「使いづらそう」と否定的な意見をもらうかもしれません。
そうするうちに社長からは催促され、結局残業して調べることに…。
業務改善に特化したコンサルティング会社なら、ツールを熟知しています。
自社の目的や予算に合ったツールを迅速に選んでくれるので、あなたが大変な思いをしなくていいんです。
課題4.ツールを導入しても浸透しない
業務改善ツールは導入すれば終わり、ではありません。
従業員の負担軽減がゴールですから、使いこなせるようになるまでは”成功”とは言えないでしょう。
しかし新しいツールは慣れるまでに時間がかかります。
部署に導入しても、「どうしたらいいの？」「分からないですね」と言い合っていれば仕事が進みません。
業務の時間は限られているので、やり慣れた方法を選んでしまう人も出てくるでしょう。
誰も使っていないなら、費用や計画がムダになってしまいます。
業務改善ツールの導入で失敗しないために、コンサルティング会社にサポートを頼んではいかがでしょうか。
合わせて、目標設定・効果測定も可能です。
- 残業時間
- 商品の生産数
- 売上
- 客単価
- 経費
数字で業務効率化を確認すれば社員のモチベーションも上がるはずです。
外部のコンサルタントを活用して、業務改善を”成功”させましょう。
まとめ
今回は自社だけで業務改善することの難しさと、その対応策を説明しました。
- 課題1.他部署との連携が取りづらい
- 課題2.”ムダ・ムリ・ムラ”が分からない
- 課題3.どのツールが良いのか選べない
- 課題4.ツールを導入しても浸透しない
業務改善をスムーズに進めるために、外部コンサルティング会社の専門知識と客観的な目線を頼ってみてはいかがでしょうか。
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