たった1人で全ての経理業務を担当する「1人経理」。
負担が大きいのを分かっていながら、やり方を変えられない…と悩んでいませんか？
しかしそのまま放置していると「急に休んだ」「突然辞めてしまった」とき、困ってしまいます。
そこで今回は1人経理の課題とその対策方法を紹介します。
課題1.ミスを見逃しやすい
経理担当者が複数いればダブルチェックができます。
しかし、たった1人で経理業務を行う場合、自分自身でチェックを行うためミスに気づきにくい状態です。
よくある経理のミスを見てみましょう。
- 転記ミス
- 売上の計上漏れ
- 費用の二重計上
- 請求金額の間違い
- 振込先の間違い
- 残業集計の間違い
計上漏れを見逃してしまえば計算が合わなくなり、その間違いを探す労力も大変。
さらに、税務調査で脱税を疑われたり、取引先に迷惑がかかったりすることもあります。
経理のミスによって会社全体の信用度を下げることにつながってしまうのです。
正確性だけでなくスピードも要求される経理業務において、どうしてもヒューマンエラーは起こります。
原因を人のせいにせず、ミスが発生しづらい仕組みを作ることが重要です。
対策：クラウド会計ソフトで自動入力
「クラウド会計ソフト」や「経理ソフト」を導入すれば、銀行口座やクレジットカードの明細が自動的に反映されます。
わざわざ手入力する必要がなくなり、転記ミス・計上漏れや二重計上などが減るでしょう。
また、経理の知識がなくとも簡単に仕分けできるので、経理以外の従業員でフォロー体制を整えられます。
1人経理が急な休みになってもとりあえず他の従業員が行い、後日経理が確認する、という使い方もできます。
クラウド会計ソフトを導入してマニュアルを作成し、他の部署と協力すればダブルチェックも行えるでしょう。
課題2.1人経理が休んだら仕事がストップする
会社のお金をすべて1人で管理していて、その人が急に休んだらどうなるでしょうか。
転職・退職を申し出たらどうなるでしょうか。
代わりの者がいなければ、このような経理業務がストップしてしまいます。
- 銀行振込などの入出金業務
- 商品代金の受け取り管理
- 経費の計算
- 小切手・手形の管理
- 従業員の給与や社会保険料の計算
- 築地決算書など財務状況の報告書
- 年末調整
- 減価償却
- 法人税の計算と納付
特に月初や月末・決算期は膨大な経理処理が必要。
経理できる人を増やしたくてもすぐには採用できませんし、コストも多くかかります。
専門的な知識を持つ従業員がいない場合、お手上げでしょう。
対策：アウトソーシングで属人化を防ぐ
特定の社員が担当している業務が、本人以外には分からない状態を「属人化」と言います。
「属人化」の中でも、1人経理は特に経営リスクが大きいもの。
例えば急に担当者が休みになってもいつでも経理を回せるよう、アウトソーシングの利用をおすすめします。
アウトソーシングなら「請求関連だけお願いしたい」「経費精算して欲しい」「決算業務も丸投げしたい」など、予算や目的に合わせて調整可能。
経理のプロなので人的ミスも減り、法改正にも迅速に対応できます。
外部の専門業者や税理士事務所に代行してもらい、属人化を防ぎましょう。
課題3.紙書類をファイリングする手間がかかる
経理担当には大量の紙書類を整理・ファイリングするという仕事もあります。
例えば請求書を紙で送ってくる取引先もいまだに多いでしょう。
- 会社ごとに並べ替えるのが面倒
- 書類が重なり、目当てのものを探しづらい
- バインダーにとじたりポケットに入れたりするのが手間
- 保管期間が長く、場所を取る
経理担当が複数人いれば分担できますが、1人ならすべて自分でやらなければいけません。
他の業務も並行して対応するため、「ファイリングに時間を取られたくない」というのが経理の本音でしょう。
対策：ペーパーレス化に取り組む
紙ベースでの管理は経理業務の効率化を妨げています。
紙ではなくデータとして管理・保存する「ペーパーレス化」に取り組みましょう。
国も電子帳簿保存法の改正を重ね、ペーパーレス化を推進しています。
データに取り込めばよいので、ファイリングの手間はかかりません。
キーワード検索でヒットするため、書類を探す時間も削減できます。
なお、いきなり全部をペーパーレス化するのは1人経理にとって負担が大きいため、優先順位を考えて順番に行うのがおすすめです。
他の従業員も各自、請求書をデータ保存するなど協力をしてもらい、ペーパーレス化を進めていきましょう。
まとめ
今回は1人経理の課題とその対策方法を紹介しました。
- 課題1.ミスを見逃しやすい→対策：クラウド会計ソフトで自動入力
- 課題2.1人経理が休んだら仕事がストップする→対策：アウトソーシングで属人化を防ぐ
- 課題3.紙書類をファイリングする手間がかかる→対策：ペーパーレス化に取り組む
非効率な今のやり方を見直し、1人経理の負担を軽くしましょう。
そうすることで急な病欠や退職にも対応できる、強い経理体制を整えられます。
佐賀県内の経営者様、1人経理の効率化でお悩みでしたら弊社が支援いたします。