「業務効率化とは、具体的に何をすればいいんだろう…」と困っていませんか？
「無駄な業務は削る」「自動化できる作業は自動化する」と頭で分かっていても、次のアクションが分からないんですよね。
そこで今回は業務効率化のアイデアを紹介するので、考え方を取り入れてみてください。
紙の書類にハンコを押すのではなく、電子印鑑
紙の書類にハンコを押してもらう工程があるなら、電子印鑑に変えてみませんか？
パソコンで作った資料を印刷して、担当者に持っていかなければいけない…。
しかも決裁者が外出している場合は話が進まない…。
種類別にファイリングして、キャビネットに保管…。
紙ベースでの運用は代表的な無駄な業務と言えます。
電子契約サービスを使えばネットで同意（電子印鑑・電子署名）が取れます。
ネットがつながれば出先でも自宅でも確認できる上に、書類の印刷・管理など余計な手間が省けます。
「そもそも押印は必要なかった」という書類には、オンラインストレージサービスが便利です。
クラウドにデータを保存できるため、社内のデータを一元管理できます。
さらにキーワードで検索すればヒットするので、各社員がデータをすぐさま閲覧可能。
バックオフィスがキャビネットから書類を探す時間をなくせるでしょう。
電子契約サービスやオンラインストレージサービスによって、書類の管理が一気に楽になるのです。
よくあるお問い合わせには、顧客が答えを見つける仕組みへ
電話やメールでのお問い合わせに対応する、カスタマーサポート。
1日何度も同じようなお問い合わせに答えていませんか？
- 資料請求
- メルマガ停止
- 退会
- 返品
よくあるお問い合わせには「FAQページ」や「チャットボット」を利用するのがおすすめです。
「FAQページ」はホームページやブログに、よくある質問を表示する方法です。
顧客それぞれが答えを見つけることが出来ればカスタマーサポートへの連絡は不要になります。
また、新人オペレーターでも調べて答えられるので精神的な負担が軽くなり、教育コストも減ります。
「チャットボット」は最近見かけるようになった、自動返答機能です。
「なにかお困りですか」「質問を入力してください」といったポップを表示します。
顧客の入力した文に対してAIが該当する答えを提示するため、スピーディーに解決。
どうしても分からないときだけオペレーターにつなぐ仕組みなら、オペレーター不足でも十分対応できるでしょう。
日程調整はバックオフィスを経由せずツールで決定
打ち合わせや会議を行う場合、バックオフィスが日程調整するのが一般的です。
しかし、参加するメンバーの空いている予定を確認して、仮押さえして、カレンダーに入力…という手間が発生してしまいます。
ひとつひとつのタスクは難しくないものの、準備に時間がかかるので、他の業務に支障が出るケースもあるでしょう。
そこでおすすめなのが、日程調整ツールです。
ネット上で会議の予約ができるため、バックオフィスを経由しなくて済みます。
日程調整ツールは「予約受付型」と「候補提案型」に大きく分かれます。
「予約受付型」では空いている日を自動抽出して、相手に日時を選んでもらう形式です。
「候補提案型」は相手に候補日をピックアップしてもらい、こちらで選択する形式です。
どちらもコミュニケーションが効率化されており、二度手間がなくなります。
日程調整ツールを活用すれば、バックオフィスは優先順位の高い業務に集中できるでしょう。
タイムカードから転記ではなく、打刻から給与を自動計算
タイムカードからExcelに出勤・退勤時刻を転記するのって大変なんですよね。
さらに遅刻・早退・残業・有給なども確認しつつ、給与計算をしなければいけません。
従業員が多ければ多いほど、バックオフィスは大慌てになることでしょう。
バックオフィスの負担を減らすために勤怠管理ツール・給与計算ツールを導入してみませんか？
勤怠管理ツールでは、社員それぞれがPC・スマホ・タブレット・ICカードなどで打刻します。
そのデータが自動集計され、労働時間が算出されます。
給与計算ツールと連携すれば、給与を自動計算したり、給与明細を発行したりと効率化を図れます。
ほとんどの作業が自動で行われるため、転記ミス・記入漏れなども防げるでしょう。
ツールによって、勤怠集計・給与計算に関する業務を大幅に減らせるのです。
まとめ
今回は業務効率化のアイデアを紹介しました。
- 紙の書類にハンコを押すのではなく、電子印鑑
- よくあるお問い合わせには、顧客が答えを見つける仕組みへ
- 日程調整はバックオフィスを経由せずツールで決定
- タイムカードから転記ではなく、打刻から給与を自動計算
従来のやり方ではなくツールを活用することで業務改善につながるのです。
業務効率化の考え方のヒントとなったのではないでしょうか。
もしも業務改善が進まないようなら、第三者の目線で無駄な業務を見つけてもらうのもひとつの手です。
佐賀県内の経営者様、経理の業務効率化でお悩みでしたら弊社が支援します。
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