「業務効率化ツール、どれを選べばいい？」と悩んでいませんか？
数え切れないほどのツールの中から、自社に合うものを選ぶのはとても時間がかかります…。
そこで今回は業務効率化ツール選定のポイントを紹介します。
比較・検討にかかる時間を短縮して、さっそく業務改善を始めましょう。
ポイント1.シンプルで使いやすいか？
業務効率化ツールを導入する目的は「従業員の負担を減らすこと」ですよね。
コストや機能の多さではなく、操作性を重視しましょう。
例えばツールを使うためにマニュアルを作成したり、研修を行ったりしていては本末転倒です。
また、従業員によってITリテラシーに差があるため、「操作が難しい」「使いにくい」と感じるかもしれません。
そうなると従来のやり方で仕事を進めてしまい、現場にツールが浸透せず、コストだけ発生するケースも考えられます。
正式導入する前に無料版（トライアル版）を試してみましょう。
- 従業員がストレスなく使える
- 年齢や職種に関係なくボタンの意味が分かる
- ITツールに詳しくない人でも操作できる
- PCだけでなく、スマホ・タブレットでも使える
実際に触ってみて「これなら使えそう」「楽になりそう」という意見が出れば安心です。
操作が簡単で、従業員も満足する業務効率化ツールを選びましょう。
ポイント2.既存システムと連携できるか？
あまり考えずに業務効率化ツールを導入しても、現場を混乱させてしまいます。
業務効率化ツールを選ぶ前に、どのような業務を楽にしたいのか考えてみましょう。
例えばコミュニケーションやミーティングスケジュール・給料計算などが挙げられますが、すでにシステムを使っている場合もあるでしょう。
そのため、「既存システムとデータ連携できるかどうか」も重要な選定ポイントです。
例えば「マネーフォワード クラウド給与」ではさまざまな外部サービスと連携しています。
- ジョブカン
- SmartHR（スマートHR）
- KING OF TIME（キングオブタイム）
- Touch On Time（タッチオンタイム）
- Esia-Zero（イージア・ゼロ）
- オフィスステーション
- 三井住友銀行
- みずほ銀行
勤怠管理・給与管理から仕訳までも効率化できるのです。
バックオフィスの負担がグッと減りますよね。
業務効率化ツールと導入済みのシステムが連携できれば、業務改善効果をさらに高められるでしょう。
ポイント3.サポートは手厚いか？
業務効率化ツールを使っていると確認したい点や不具合が出てきます。
困ったときにすぐ質問できれば、業務を長時間止めずに済むでしょう。
無料ツールや海外製ツールではサポート内容が限定されがちなので、できればサポートが手厚い有料ツールを選びたいところです。
電話・メールに加えて、
- チャット
- 画面共有サポート
- オンラインマニュアル
- チャットボットによるFAQ
があると心強いですね。
例えば「マネーフォワード クラウド会計」のサポートページは充実しています。
使い方ガイドやよくある質問に加えて、会計用語集・セミナーも用意されているのです。
ツールの操作方法に限らず、会計全般の知識がまとまっているのは助かりますよね。
不測の事態にも慌てないよう、サポート体制が整っている業務効率化ツールを選びましょう。
ポイント4.セキュリティ対策は万全か？
業務効率化ツールを利用する上で「情報が漏れないかどうか」も重要です。
万が一情報漏えいが発生すると、社会的信用が下がってしまいます。
顧客離れ・株価下落につながる他、社内のモチベーションも維持できなくなるでしょう。
顧客の個人情報が流出した場合は損害賠償を請求される可能性も考えられます。
情報漏えいは会社に大きなダメージを与えるため、業務効率化ツールのセキュリティ対策は万全にしておくべきです。
例えば名刺管理ツールでは個人情報を扱うので、安全性が気になりますよね。
クラウド型は端末にデータ保存するのではなく、クラウド上に保存します。
しかしサイバー攻撃によってデータが盗まれたり、データが破損したりする危険性も考えられます。
大手ならセキュリティ対策をしているので安心かとは思いますが、できる限りセキュリティ強度が高いツールを選びたいですよね。
導入前にツールの対策を調べておきましょう。
- データ送受信時の暗号化されているか
- ログイン認証が二重になっているか
- プライバシーマークを取得しているか
- IP制限をかけられるか
セキュリティ対策を確認し、信頼できる業務効率化ツールを探してみてください。
まとめ
今回は業務効率化ツール選定のポイントを紹介しました。
- ポイント1.シンプルで使いやすいか？
- ポイント2.既存システムと連携できるか？
- ポイント3.サポートは手厚いか？
- ポイント4.セキュリティ対策は万全か？
この記事を参考に比較すれば、自社に合うツールを素早く見つけられるはずです。
それでも「なかなか決断できない」という場合は、業務改善を支援する会社に相談するのもひとつの手です。
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