「バックオフィスの業務効率化を目指して、クラウド会計・クラウド給与を導入するぞ！」
と意気込んでも、たくさんのクラウドサービスが存在し、どれがよいのか迷ってしまいますよね。
導入したものの「思ったように使えない」「余計時間がかかる」となっては、現場を混乱させるだけです。
そこで今回はクラウド会計・クラウド給与を上手く導入するための3ステップを紹介します。
ステップ1.業務プロセスを見直す
クラウド会計・クラウド給与をいきなり導入するのではなく、まずは業務プロセスを見直しましょう。
全体の業務プロセスを把握できていないのではないでしょうか？
バックオフィスの業務は専門的な知識が求められる仕事が多く、属人化しやすいです。
属人化してしまうと「Aさんが休んだら仕事が進まない」「Aさんしか分からない」といった状態に陥ります。
最初に業務の流れを確認して、マニュアルを整備し、無駄な作業・非効率な習慣を減らしましょう。
ヒント：フロー図を作成する
実際にどのように業務が行われているか確認するには、フロー図がおすすめです。
フロー図では、
- 誰が
- どのタイミング
- どう関わるのか
を可視化します。
ヒント：工数管理を行う
「工数管理」とは「業務にどのくらい時間をかけたか」を明確にすることです。
経理・総務は会社の全部署と協力して進行しているケースが多く、それぞれの作業時間を把握することは容易ではありません。
「あの人なら大丈夫だろう」と感覚的にスケジュールを決めてしまうと負荷が偏ります。
工数管理を行えば、各従業員が担当している仕事の量や進捗状況も数字で確認できます。
ステップ2.業務プロセスを再構築する
業務プロセスの可視化が完了したら、再構築に取り組みます。
- 無駄な作業はなくせないか
- 重要な業務・時間がかかる業務は何か
- 古い考え（＝決まっているから、慣れているから）にこだわっていないか
- アウトソーシングに任せられる業務はないか
- マニュアルやFAQページを作成できないか
などを考えていきましょう。
改善方法はいくつか出てくると思いますので、その中で効果が高く、コストが低いものを採用します。
合わせて「どのメンバーを対象とするのか？」「どのタイミングで始めるのか？」「何を基準に”効率化成功”とするのか？」など細かい点も決めていきましょう。
ヒント：クラウドツールを導入する
「人手不足」という課題を解決したくても、専門的な知識やノウハウが必要で、採用のコストが大きくかかります。
しかしコストの低いクラウドツールを導入するだけで解決する可能性があります。
クラウド会計・クラウド給与だけでなく、以下ツールも検討してみましょう。
- 勤怠管理ツール
- 請求書発行ツール
- ビジネスチャットツール
- ファイル共有ツール
- タスク管理ツール
- Web会議ツール
これまで「負担が大きかった」「時間がかかっていた」作業も、クラウドツールを導入すれば低価格で効率改善できるでしょう。
ヒント：アウトソーシングを活用する
アウトソーシング可能なバックオフィス業務はありませんか？
- 電話対応、お問い合わせ対応
- スケジュール管理
- 会議調整
- 請求書や領収書・見積書の発行
- 議事録作成
- 営業資料の作成
- データ集計
- 備品管理
- 日々の経費計算
アウトソーシングを活用して、従業員の負担を減らし、コア業務により多くの時間を割ける環境を整えましょう。
ステップ3.クラウド会計・クラウド給与を選定する
いよいよクラウド会計・クラウド給与の選定に入ります。
クラウドツールは仕訳や決算書出力など基本機能はほとんど備わっているため、どれを選ぶべきか悩んでしまうでしょう。
だからと言って、安さだけで選ぶと従業員の負担が減らないかもしれません。
「安いだけで使いにくい」「やり方が分からないから使わない」となるのはもったいないですよね。
失敗を防ぐために、比較ポイントを挙げました。
- シンプルで使いやすいか？
- サポートは手厚いか？
- 既存のシステムと連携できるか？
- 顧問税理士が対応できるか？
クラウドツールのプランによって細かい機能が違うため、バックオフィスの希望を擦り合わせて選びましょう。
ほとんどのクラウド会計・クラウド給与は無料体験版を提供しているため、購入前に試してみてください。
実際にツールを使う従業員が「使いやすい」と感じるようなら、導入に踏み切りましょう。
まとめ
今回はクラウド会計・給与を上手く導入する3ステップを紹介します。
- ステップ1.業務プロセスを見直す
- ステップ2.業務プロセスを再構築する
- ステップ3.クラウド会計・クラウド給与を選定する
バックオフィス業務は属人化・ブラックボックス化してしまう傾向があります。
業務全体の流れがわからないままクラウドツールを導入すると、逆に従業員の負荷を増やすかもしれません。
業務プロセスを見直し、再構築してから、システムの選定を始めましょう。
自社だけでは進められない場合は業務効率化支援のプロに任せるのもひとつの手です。
佐賀県内の経営者様、バックオフィスの効率化でお悩みでしたら弊社が支援します。
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